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企业怎样有效的节约打印成本?

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浏览:- 发布日期:2022-11-24 17:33:45【

打印机是我们日常办公中常用设备,每天都要打印、复印很多资料,打印成本一直是各企业用户比较关注的问题,好的设备能够很大程度缓解用户高印量低成本的需求,那么想要更科学的降低打印成本,有什么解决办法呢,今天小编就通过一个案例,给出合理的方案,让打印工作更加节省。


案例:某新媒体运营公司,人数在200人左右,租赁的二手机,无专业人员管理,导致公司打印混乱,造成纸张浪费,无法有效的控制打印成本,打印机出现故障问题服务商上门慢等等问题;现在公司想解决打印成本问题,然后更换新机租赁,需要定时保养,培训员工使用打印机。

企业怎样有效的节约打印成本


首先我们看一下现在常见的几种打印管理方法:
一、设立复印登记制度,复印进行记录,看起来很正规;存在的问题是:月底谁来统计每个人的使用量,尤其是一个公司有多台复印机在不同位置,有多个登记本的时候,无人管理统计;

二、每个使用者设一个密码,存在的问题是:使用者多的时候,设置密码不方便;当员工忘记密码、或离职、或新员工入职时,变更密码不方便;另外每台电脑都要设置密码打印,更换电脑时,会产生设置的问题;打印、复印统计不方便,统计复印时,要到复印机那里一个账户一个账户地查看,企业打印机多或使用者人数多的时候,数据可能不真实,不是很好统计。

三、每个部门设一个密码,存在的问题是:使用量、使用权限无法细分到个人;当员工调换部门,部门密码就需要变更;部门密码不一定保密,存在一定风险;

四、控制空白复印纸,存在的问题是:纸是领走了,但打印了什么文件、是否使用了彩色,公司并不知道。每次打印时要自己放纸,打印机纸盒也容易损坏。最重要的是为了节省办公,如果花在领纸、管纸上的时间成本、人工成本并不是小数的话,或许不去管还更省钱。

五、专人管复印机,存在的问题是:一年的人工成本多少,如果管理员离开位置,打印机无法使用时会造成混乱。

企业怎样有效的节约打印成本


上述5种方法是现在打印机设备公司常见的处理办法,但都不理想,其实解决复印打印统计,并控制使用成本并不复杂,最好的解决方案是:使用复印打印管理系统,实现单位所有的复印机和打印机自动管理和统计。
复印、打印、扫描自动管理的好处是:

一、节省费用:每个人彩色与黑白、复印与打印的使用权限可根据需要个性化配置,比如禁止彩色复印或彩色打印的权限,或设置印量等。刷卡才能打印出来,避免了打印出文件没人取或乱取的浪费,彩色打印还可以强制用黑白输出。

二、漫游打印:不装刷卡的话,发出打印命令后如果复印机/打印机正在使用,要等用完才能输出打印件,去取打印件时,如果发现复印机/打印机故障而换设备打印,容易出现原设备故障排除后,发生重复打印的问题。装了刷卡后,可到其它复印机/打印机(包括不同品牌)刷卡输出,重新打印的麻烦和重复打印的问题,都不会发生。

三、保密打印:打印件刷卡才输出,输出时间可自由掌握,避免输出的文件遗留在打印设备上,造成的泄密。

四、扫描便捷又安全:复印机使用刷卡扫描到邮箱时,不用再在复印机上给每个人设置一个邮箱了,刷卡扫描可自动将扫描件发到软件使用者帐户里预先设定好的1个或N个邮箱,既解决了扫描到共享文件夹时信息不安全的问题,又解决了传统扫描到邮箱时,要在每台复印机给每个人设置邮箱的麻烦,和设置复杂的问题,以及更换复印机要重新设置邮箱的问题。(传统扫描到邮箱,人数多的时候、员工入职/离职的时候,设置或删除邮箱的工作是不是很繁琐?供应商是不是怕麻烦,而没有采用比扫描到共享文件夹安全的扫描到邮箱方式?或者没有全部设置扫描到邮箱?甚至没有介绍出租的复印机可以扫描?甚至说出租的复印机不能扫描?)

五、自动统计:通过刷卡复印、刷卡打印,每个人在不同品牌型号复印机、打印机上的使用量,都自动统计到系统后台的账户,一张都跑不了,可以方便地按部门印量、个人印量、月印量、彩色印量、最大用量等条件进行统计,成本的细分不仅能到部门,还能精确到个人。

六、统计准确:使用量以系统管理后台的记录为准(掌握在用户手里),而不是以复印机的计数器为准(掌握在服务商手里),彻底解决租赁或全包服务中,不良供应商虚增使用量(调高计数器)的问题。

七、内容监控:可监控打印的文件名,甚至打印内容、复印内容,有效控制私用。

八、防网络阻塞:打印采用网络共享方式,打印数据先传到服务器上,刷卡时才传到打印机,不像网络打印,打印数据直接传到打印机上,在打印量大,或瞬间打印量大时,可能会阻塞网络。

企业怎样有效的节约打印成本


复印打印管理系统适合大多数企业,节约了打印复印的成本与此同时解决了打印管理的问题,每一个公司的具体的情况是不一样的,需要依据企业自身具体的情况去制定出对应的复印机运用策略,达到节约办公成本的计划;我们公司做租赁行业也有23年的经验了,专注新机租赁,不断的优化租赁方案,全心为各企业解决打印机成本问题,和多家大型企业保持长期合作关系,如果您有需要可以拨打我们的服务热线了解更多!

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